Weniger Copy-Paste

Zusammenfassung

‍Bei Herstellern wie Skyworth und Gree waren wiederkehrende Schritte in der Auftragsbearbeitung bislang stark von manuellem Copy-Paste zwischen E-Mail, Excel und ERP geprägt.

Heute automatisiert unsere Lösung genau diese Abläufe: Sie liest eingehende Bestellmails aus, vergleicht Excel- und Backlog-Dateien, erkennt relevante Änderungen und erstellt automatisch eine kompakte Zusammenfassung.

‍Ausgangslage und Aufgabe

‍Wichtige Informationen zu Bestellungen, Backlogs und Statusänderungen lagen oft verteilt in Postfächern, ERP-Exporten und Excel-Dateien vor.

Viele Arbeitsschritte waren dadurch langsam, fehleranfällig und mit hohem Prüfaufwand verbunden.

Ziel war es, diese wiederkehrenden Abläufe zu automatisieren und Teams in Auftragsabwicklung und Backoffice spürbar zu entlasten.

‍So funktioniert die Lösung

Die Lösung verarbeitet eingehende E-Mails, strukturiert relevante Inhalte und gleicht Excel- oder Backlog-Dateien automatisiert miteinander ab.So lassen sich unter anderem erkennen:

• neue Aufträge
• abgeschlossene Aufträge
• verzögerte Aufträge
• Änderungen in Mengen oder Positionen

Die Ergebnisse werden automatisch zusammengefasst und direkt per E-Mail an die zuständigen Teams weitergegeben.

‍Ergebnis

Operative Entlastung 

Weniger Copy-Paste und weniger manueller Prüfaufwand in wiederkehrenden Prozessen.

‍Schnellere Abstimmung 

Änderungen in Bestellungen und Backlogs werden früher erkannt und schneller intern kommuniziert.

‍Mehr Transparenz 

Relevante Unterschiede werden strukturiert aufbereitet und direkt nutzbar gemacht.

‍Technologie 

Individuelle AI- und Automatisierungslösung zur Verarbeitung von E-Mails, zum Vergleich strukturierter Excel-Daten und zur automatischen Erstellung von Zusammenfassungen und Folgeaktionen.

‍Projektdauer und Team 

‍Dauer: ca. 8–12 Wochen 

‍Team: AI Engineer, Software Engineer

‍